Jeder Lkw Ihrer Flotte trägt einen Tracker, und jeder Tracker folgt einem Menschen. Irgendwo zwischen dem Bildschirm der Disposition und dem Schreibtisch des Datenschutzbeauftragten muss aus dieser Tatsache ein Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten werden, ein Hinweis für die Fahrerinnen und Fahrer und oft auch eine Folgenabschätzung. In den meisten Logistikunternehmen wird daraus eine Aufgabe, die auf eine ruhige Woche wartet.

Ruhige Wochen gibt es nicht. Hier steht, wo die DSGVO-Arbeit in einem Logistikbetrieb liegt und was sich ändert, wenn ein Agent die erste Fassung schreibt.

Telematik: Es sind die Daten Ihrer Fahrer

Routenplanung, Lieferzeiten und die Sicherheit der Fahrer sind gute Gründe, ein Fahrzeug zu orten. Zugleich werden damit personenbezogene Daten von Beschäftigten verarbeitet, und die DSGVO verlangt eine sorgfältige Abwägung. Die Fahrer müssen erfahren, was erfasst wird, wozu und wie lange es gespeichert bleibt. Eine Datenschutz-Folgenabschätzung ist oft nötig, um die Risiken für sie und deren Eindämmung festzuhalten. Wo es einen Betriebsrat gibt, braucht ein Ortungssystem in Deutschland in der Regel auch eine Vereinbarung mit ihm.

Der Agent entwirft aus dem, was er über Ihr Unternehmen weiß, den Datenschutzhinweis für die Fahrer, die Folgenabschätzung und die Betriebsvereinbarung. Sie bekommen einen Text zum Diskutieren statt eines leeren Blatts, und diskutiert werden kann schon im nächsten Termin statt erst im nächsten Quartal.

Carrier, Lager, Softwareanbieter: je ein Vertrag

Wer in Ihrem Auftrag personenbezogene Daten verarbeitet, braucht einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28: Carrier, Lagerbetreiber, der Anbieter hinter Ihrem Transportmanagementsystem. Für ein mittelständisches Logistikunternehmen sind das schnell Dutzende Verträge, jeder mit eigenen Leistungen und eigenen Unterauftragsverarbeitern.

Laden Sie Ihre Lieferantenliste hoch. Der Agent entwirft für jeden Auftragsverarbeiter einen Vertrag, der zur jeweiligen Leistung passt, und die Lückenliste nennt die Stellen, an denen noch kein Vertrag existiert, samt dem Artikel, aus dem sich die Lücke ergibt.

Teuer an fehlenden Unterlagen ist selten das Bußgeld. Teuer ist der Carrier, der die Zusammenarbeit pausiert, bis der Vertrag in Ordnung ist.

Grenzüberschreitende Sendungen: Jede Übermittlung braucht eine Grundlage

Bei einer einzigen internationalen Sendung gehen Namen, Adressen und Kontaktdaten an Spediteure, Zollagenten und Zusteller auf der letzten Meile in mehreren Rechtsräumen. Verlassen Daten die EU, verlangt die DSGVO ein gültiges Übermittlungsinstrument, zum Beispiel Standardvertragsklauseln.

Der Agent liest die Übermittlungen, die auf Ihrer Website, in Ihrer Datenschutzerklärung und in den hochgeladenen Dokumenten beschrieben sind, kennzeichnet die ohne dokumentierte Absicherung und entwirft die Standardvertragsklauseln (alle vier Module) und die Transfer-Folgenabschätzung.

Die Kamera im Lager

Kameras im Lager schrecken Diebe ab und schützen Beschäftigte, und sie nehmen Mitarbeitende und Besucher auf. Die DSGVO erwartet eine klare Beschilderung, einen festgelegten Zweck, enge Zugriffsregeln und eine Speicherfrist für das Material. Sie erwartet auch ein Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten für den ganzen Betrieb, und dort sind die meisten Teams am weitesten im Rückstand.

Der Agent schreibt dieses Verzeichnis Abschnitt für Abschnitt und entwirft den Datenschutzhinweis für die Kamerabereiche und die Richtlinie zur Aufbewahrung. Aus dem Entwurfsstatus kommt nichts heraus, bevor Ihr Datenschutzbeauftragter und die Standortleitung zugestimmt haben, denn sie wissen, wofür die Kameras wirklich da sind.

Fangen Sie mit dem an, was am meisten drückt

Suchen Sie sich den Punkt aus, den Sie am wenigsten gern einer Aufsichtsbehörde oder dem Auditor eines Kunden erklären würden. Bringen Sie ihn in ein Gespräch mit, und wir zeigen Ihnen, was der Agent aus Ihrer eigenen Website und Ihren Dokumenten erzeugt. Gespräch vereinbaren.