Donnerstagabend, und der neue Mandant will am Montag eine Gap-Analyse. Sie haben die Excel-Vorlage vom letzten Jahr, einen Word-Ordner mit Auftragsverarbeitungsverträgen aus anderen Mandaten und die unangenehme Gewissheit, dass in der Fußzeile einer dieser Dateien noch der Name eines anderen Mandanten steht.

Compliance-Beratung gewinnt man über die Durchlaufzeit. Wer dem Mandanten einen scharfen ersten Entwurf vorlegt, während die Konkurrenz noch Antworten einsammelt, bekommt das Mandat. Dieser Beitrag handelt von der Arbeit, die das Wochenende auffrisst, und davon, sie Agenten zu überlassen.

Wohin die Stunden wirklich gehen

Die Mühsal der Gap-Analyse

Sie beginnt mit Hunderten Zeilen Kontrollen, die Artikeln zugeordnet werden, dann folgen Tage, in denen man Abteilungsleitern hinterherläuft und nachhält, was behoben wurde. Die Tabelle ist am Tag der Übergabe schon überholt, weil sie einen Moment festhält und nicht die Arbeit, die danach kommt.

Dokumente aus Vorlagen

Auftragsverarbeitungsverträge, DSFA und Verzeichnisse von Verarbeitungstätigkeiten gehören zum Kerngeschäft, und sie sind langsam: suchen und ersetzen, anpassen, Versionen prüfen. Eine übersehene Klausel oder ein veralteter Stand in der Vorlage wird zur Haftung des Mandanten.

Ein Portfolio, viele Silos

Jeder Mandant hat sein eigenes Risikoprofil, seine eigenen Dienstleister und seinen eigenen Stand der Unterlagen. Getrennte Tabellen je Mandant machen eine Portfolio-Sicht schwer, und sie verteilen vertrauliche Mandantendaten über Dateien und Postfächer.

Was sich ändert, wenn ein Agent vorarbeitet

In Marsstein hat jeder Mandant einen eigenen, abgeschotteten Arbeitsbereich. Ihr Team meldet sich einmal an und wechselt zwischen den Mandanten, und aus dem Arbeitsbereich des einen gelangt nichts in den eines anderen.

Bei einem neuen Mandanten beginnt der Agent bei der öffentlichen Website und den Dokumenten, die der Mandant schickt, und listet jede Seite auf, die er verwendet hat. Der Fragebogen, den Sie sonst im Kick-off Punkt für Punkt durchgehen würden, kommt vorausgefüllt an, und seine Antworten dienen zugleich als Gap-Check. Daraus entstehen die Entwürfe: das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten des Mandanten, die Verträge nach Art. 28 mit seinen Dienstleistern und, wo zwei Parteien gemeinsam Verantwortung tragen, die Vereinbarung nach Art. 26.

Sie gehen mit etwas zum Korrigieren in den ersten Termin, nicht mit etwas zum Erfragen. Die Beratung bleibt Ihre. Ist das ein berechtigtes Interesse, ist jene Übermittlung tragfähig: Solche Abwägungen sind das, wofür Mandanten eine Beraterin oder einen Berater bezahlen, und Ihr Name steht unter dem Ergebnis, also redigieren Sie es.

Vier Fragen an jedes Werkzeug, bevor es an Mandantenarbeit darf

Geht es von den Fakten des Mandanten aus? Eine Vorlage mit ausgetauschtem Namen ist kein Entwurf für die Verarbeitung dieses Mandanten.
Sind die Daten jedes Mandanten getrennt? Nicht durch Ordnerdisziplin, sondern durch die Bauweise des Arbeitsbereichs.
Kann ein Mensch widersprechen? In Ihrer Kanzlei sind Sie das, und nichts sollte endgültig aussehen, bevor Sie es sagen.
Sehen Sie, woher eine Antwort stammt? Marsstein listet die Seiten auf, die der Agent verwendet hat, sodass jede Antwort an ihrer Quelle geprüft werden kann.

Heute deckt das die DSGVO ab. ISO 27001 und der EU AI Act sind in Vorbereitung, deshalb würden wir Ihnen nicht raten, sie einem Mandanten schon zuzusagen.

Bringen Sie ein Mandat mit

Nehmen Sie einen Mandanten, den Sie gerade beginnen, oder einen, bei dem Sie im Rückstand sind, und bringen Sie ihn in ein erstes Gespräch mit. Wir zeigen Ihnen, was die Agenten aus der Website und den Dokumenten dieses Mandanten erzeugen. Gespräch vereinbaren, oder sehen Sie auf der Seite für Beratungsfirmen, wie die Plattform für Kanzleien wie Ihre aufgebaut ist.